임금대장 작성법, 명세서 교부 의무 완벽 가이드

직장인 법률 2025. 5. 21.

안녕하세요, 오늘은 사업주라면 반드시 알아야 할 임금대장 작성법과 임금명세서 교부 의무에 대해 완벽하게 안내해 드리겠습니다. 2025년, 복잡하게만 느껴졌던 임금 관리가 한결 수월해지도록 핵심만 콕 집어 설명해 드릴게요!

임금대장, 왜 꼭 작성해야 할까요?

임금대장은 단순히 급여를 기록하는 장부가 아닙니다. 법적으로 사용자가 반드시 작성해야 하는 의무 사항이며, 근로자의 권익 보호와 투명한 노무 관리를 위한 핵심 자료입니다.

「근로기준법」 제48조에 따라, 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성해야 합니다. 이를 위반할 시 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

임금대장에는 다음과 같은 사항을 근로자 개인별로 정확하게 기재해야 합니다.

기본 정보 :
- 성명
- 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
- 고용 연월일
- 종사하는 업무
임금 정보 :
- 임금 및 가족수당의 계산 기초가 되는 사항
- 근로일수
- 근로시간수
- 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간수
- 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액 (통화 외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액)
- 법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 금액

30일 미만 일용근로자 : 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보, 임금 및 가족수당의 계산 기초가 되는 사항은 생략 가능합니다.
4명 이하 사업장, 농림·수산·축산 사업 등 종사자 : 근로시간수, 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로 시간수는 생략 가능합니다. 단, 감시 또는 단속적 근로자로서 고용노동부장관의 승인을 받은 자, 관리·감독 업무 또는 기밀을 취급하는 업무에 종사하는 근로자여야 합니다.

2021년 11월 19일부터 시행된 「근로기준법」에 따라, 사용자는 임금을 지급할 때 근로자에게 반드시 임금명세서를 교부해야 합니다.

임금명세서에는 다음과 같은 사항을 명확하게 기재해야 합니다.

기본 정보 :
- 근로자의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
- 임금지급일
임금 정보 :
- 임금 총액
- 기본급, 각종 수당, 상여금, 성과금, 그 밖의 임금의 구성항목별 금액 (통화 이외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액을 말함)
- 임금의 구성항목별 금액이 출근일수·시간 등에 따라 달라지는 경우에는 임금의 구성항목별 금액의 계산방법(연장근로, 야간근로 또는 휴일근로의 경우에는 그 시간 수를 포함)
- 법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 임금의 공제 항목별 금액과 총액 등 공제내역

임금명세서를 교부하지 않거나, 기재사항을 누락할 경우 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다. 잊지 말고 꼼꼼하게 챙기세요!

임금명세서 작성에 어려움을 느끼는 사업주를 위해, 고용노동부에서 무료로 '임금명세서 작성 프로그램'을 제공하고 있습니다. PC 또는 모바일에서 간편하게 작성할 수 있으니 적극 활용해 보세요!

Q1: 임금대장은 언제까지 보관해야 하나요?

A1: 임금대장과 임금명세서는 3년간 보존해야 합니다. (「근로기준법」 제49조)

Q2: 전자문서로 임금명세서를 교부해도 되나요?

A2: 네, 가능합니다. 「근로기준법」 제48조 제2항에 따라 서면 또는 전자문서로 교부할 수 있습니다.

Q3: 외국인 근로자에게도 임금명세서를 교부해야 하나요?

A3: 네, 외국인 근로자에게도 동일하게 임금명세서를 교부해야 합니다. 외국어로 번역된 임금명세서를 제공하는 것이 좋습니다.

오늘은 임금대장 작성법과 임금명세서 교부 의무에 대해 자세히 알아보았습니다. 2025년, 더욱 투명하고 효율적인 노무 관리를 통해 근로자와 사업주 모두가 만족하는 건강한 근무 환경을 만들어 나가시길 바랍니다!